Inscrire un ou plusieurs participants à une formation pour votre organisme
La commande groupée permet à un organisme (entreprise, administration, association) d’acheter un lot de places à une formation afin d’y inscrire ses agents, salariés ou membres.
Chaque commande groupée donne systématiquement lieu à :
l’émission d’un devis par l’établissement,
la signature d’une convention,
la génération de codes à usage unique (coupons) permettant l’inscription des participants.
Ce guide décrit les étapes à suivre lorsque vous effectuez une commande au nom d’un organisme.
1. Passer une commande groupée
Depuis la page de la formation, cliquez sur le bouton Je commande.
À l'ouverture de la fenêtre, sélectionnez, via le menu déroulant, l’option d’achat correspondant à une commande pour un organisme.
Vous effectuez cette démarche au nom de votre structure. Les informations renseignées engagent votre organisme.
La procédure se déroule en 5 étapes :
Étape 1 - Informations sur l’organisme
la raison sociale de l'organisme,
son numéro d’identification (SIRET pour les structures françaises),
son numéro de TVA le cas échéant,
l’adresse complète.
Ces informations seront utilisées pour l’émission du devis et de la convention.
Si les informations de facturation diffèrent de celles de votre organisme, cochez Utiliser des informations de facturation différentes et renseignez les coordonnées de l’organisme destinataire de la facture (raison sociale, SIRET, adresse complète ainsi que le nom et le courriel du contact).
Étape 2 - Contact pour le suivi administratif
Vous devez renseigner les coordonnées de la personne en charge du suivi administratif de la commande.
Il s’agit de la personne qui :
suit l’avancée du devis,
coordonne les échanges avec l’établissement,
assure le suivi interne de la convention et du paiement.
Les informations demandées sont :
nom,
prénom,
fonction,
adresse électronique,
numéro de téléphone.
Cette personne peut être distincte du signataire de la convention.
Étape 3 - Signataire de la convention
Le lien de signature électronique de la convention sera envoyé à l’adresse électronique renseignée à cette étape.
Assurez-vous que :
l’adresse électronique est correcte,
la personne désignée est bien autorisée à signer la convention au nom de votre organisme.
Étape 4 - Nombre de participants
Vous indiquez le nombre d’inscriptions souhaitées pour la formation.
Un coupon sera généré pour chaque place commandée, une fois la commande finalisée.
Étape 5 - Mode de paiement et financement
carte bancaire,
virement bancaire direct,
bon de commande.
Cette sélection ne pourra pas être modifiée et détermine la suite du traitement de votre commande.
Vous pouvez également indiquer :
le nom d’un organisme financeur,
le montant pris en charge.
Les informations liées à l'organisme financeur sont facultatives et ont une valeur indicative. Elles permettent de faire apparaître la répartition du financement sur les documents contractuels.
Si un établissement vous a orienté vers cette formation ou est votre interlocuteur direct, sélectionnez-le dans le menu déroulant. À défaut, l’affectation de votre commande sera réalisée automatiquement.
Une fois la commande soumise, vous verrez apparaître une fenêtre de confirmation.
Vous serez redirigé vers le détail de votre commande groupée qui récapitule les informations que vous avez saisies.
Le montant de la commande peut dépendre de modalités spécifiques (volume, projet, conditions particulières).
Il est précisé dans le devis transmis par l’établissement. Une fois le devis validé, le montant définitif apparaît dans le détail de votre commande sur la plateforme.
À cette étape, l’établissement est notifié et génère le devis.
2. Réception et validation du devis
Après votre demande :
L’établissement reçoit une notification.
Il génère le devis depuis la plateforme.
Il vous transmet ce devis par ses canaux habituels (email ou autre).
Vous devez alors :
Vérifier les informations figurant sur le devis.
Valider le devis avec l’établissement par retour de mail ou selon vos procédures internes.
La confirmation du devis dans la plateforme par l'établissement permet de passer à l’étape suivante : la signature de la convention.
Si vous avez choisi de formaliser la commande par Bon de commande, vous devez transmettre votre bon de commande à l’établissement avant la signature de la convention.
3. Signature de la convention de formation
La signature de la convention est obligatoire pour toute commande groupée, quel que soit le mode de paiement choisi.
Une fois la convention générée par l’établissement, le signataire de votre organisme reçoit :
un courriel de notification de la plateforme,
un message du prestataire de signature électronique Goodflag contenant le lien sécurisé de signature.
Le processus de signature comprend :
la consultation du document,
l’acceptation des conditions,
la validation par code de confirmation,
la signature électronique.
Si votre signataire n'a pas reçu le lien ou si celui-ci a expiré, vous pouvez contacter l’établissement ou le support de la plateforme afin qu’un nouveau lien vous soit adressé.
La signature de la convention est une condition préalable à la mise à disposition des coupons.
Une fois que l'établissement aura contre-signé la convention, vous recevrez un message de Goodflag vous permettant de télécharger le document.
4. Finalisation selon le mode de paiement
La suite du processus dépend du mode de commande sélectionné.
Carte bancaire
Après signature de la convention, vous procédez au paiement en ligne depuis votre tableau de bord, depuis la rubrique Mes commandes groupées.
Les coupons sont générés une fois le paiement confirmé.
Virement bancaire direct
Après signature de la convention, vous effectuez le virement selon les modalités communiquées par l’établissement.
Les coupons sont générés une fois le virement confirmé par l’établissement.
Bon de commande
Si vous avez choisi de formaliser la commande par bon de commande avant virement :
Transmettez le bon de commande à l'établissement.
L’établissement enregistre la référence du bon de commande sur la convention.
Les coupons sont générés dès la signature de la convention par votre organisme.
5. Récupérer et transmettre les coupons
Une fois la commande finalisée, vous recevrez une confirmation avec la liste des codes à usage unique (coupons) à transmettre aux participants.
Il vous appartient de transmettre ces coupons aux participants concernés. Ce guide est à leur disposition pour s'inscrire en autonomie avec leur compte FUN : S’inscrire à une formation avec un coupon (financée par votre organisme)
Chaque coupon n'est utilisable qu'une fois et permet à un participant de s’inscrire à la formation concernée.
La liste de vos coupons ainsi qu'une vue vous permettant de suivre les inscriptions de vos participants seront disponibles prochainement dans votre tableau de bord.
En cas de question sur le devis, la signature de la convention, le paiement, l’accès aux coupons, contactez l’établissement auquel vous êtes affecté ou le support de la plateforme.