Cas de figure 1 : présence de la Certification - examen de fin de formation dans l'espace Moodle de la formation

Dans ce cas de figure, la section "Certification - examen de fin de formation" est présente par défaut dans votre espace Moodle.

Dans ce cas de figure l'application ProctorExam est déjà mise en place et pré-configurée dans votre espace Moodle. Pour finaliser la configuration, suivez les différentes étapes de la procédure ci-dessous :

I. Modification de la section spécifique à l'examen

Depuis la section "Certification : examen de fin de formation", en Mode d'édition :

• Allez au niveau de la section et cliquer sur les 3 points verticaux, choisir Paramètres

• Modifier les éléments par défaut inséré dans la description de la section pour la partie se nommant "Détails de l'examen" :

  • Mettre la période d'examen et l'heure de fin

  • Mettre la durée de l'examen

  • Mettre le nombre de tentative que l'apprenant peut réaliser pour son examen s'il y en a plus d'une seule

    

    
    

• Les autres paramètres pré-configurés doivent rester inchangé.

• Cliquer sur le bouton Enregistrer et revenir au cours

II. Mettre en place le sujet de l'examen dans une section de cours Moodle

Maintenant que la section est créé, il est impératif d'intégrer le sujet de l'examen dès à présent, cela sera important pour la phase de configuration de la surveillance de l'examen sur Proctor Exam

1. Intégrer l'activité Test

En Mode d'édition :

• cliquer sur Ajouter une activité ou ressource

• choisir l'activité Test

2. Paramétrer les rubriques de l'activité :

• Généraux :

  • Nom : "Sujet de l'examen"

• Temps :

  • Ouvrir ce test et Fermer le test : sélectionner les dates et heures de la période d'examen

  • Temps disponible : mettre la durée de l'examen, par exemple 1 heure

• Note :

  • Nombre de tentatives autorisées : 1 seule

• Options de relecture :

  • sélectionner uniquement que 3 éléments de la partie Immédiatement après la tentative à savoir :

  • La tentative

  • Si correcte

  • Points

• Réglages courants :

  • Disponibilité : Rendre disponible, mais invisible sur la page de cours

• Restriction d'accès : ne rien faire pour le moment. La configuration de cette partie sera à réaliser après l'intégration et configuration de Proctor Exam sur l'espace Moodle

• Achèvement d'activité :

  • Suivi d'achèvement : Afficher l'activité comme terminée dès que les conditions sont remplies

    • L'étudiant doit recevoir une note pour achever cette activité

    • L'étudiant doit afficher cette activité pour achever l'activité

• Il est impératif de respecter les éléments ci-dessus pour le paramétrage. Pour le reste des éléments de configuration de l'activité Test, vous pouvez faire comme vous le souhaitez.

• Cliquer sur le bouton Enregistrer et revenir au cours

• Depuis l'onglet Questions, vous devez bien entendu ne pas oublier d'intégrer le sujet de l'examen (questions, réponses, etc.)

3. Récupérer le lien de l'examen

• Après le paramétrage de l'activité Test, il sera nécessaire de récupérer le lien d'accès de cette activité. Ce lien servira pour la configuration de la surveillance de l'examen.

Manipulation de récupération du lien en animation (cliquez sur l'animation pour l'agrandir) :

III. Finalisation de la configuration de ProctorExam dans un espace de cours Moodle

1. Modification de l'activité ProctorExam

Depuis la section "Certification : examen de fin de formation", en Mode d'édition :

Vous ne devez pas rentrer dans l'application avant d'avoir réaliser les actions ci-dessous. Ne cliquez donc pas sur "Examen de fin de formation : écrire nom de la formation". Cela est très important pour la bonne réalisation de l'étape suivante

• Allez au niveau de l'activité ProctorExam et cliquer sur les 3 points verticaux, choisir Paramètre

• Modifier le nom par défaut de l'activité avec la structure suivante : "Examen de fin de formation : Nom court de la formation"

• Les autres paramètres pré-configuré doivent rester inchangé.

• Cliquer sur le bouton Enregistrer et revenir au cours

2. Configuration de la surveillance de l'examen sur ProctorExam

• En mode édition, au niveau du plan de cours, laisser le nom présent. Il s'agit en principe du nom que vous avez renseigné à l'étape précédente

• Cliquer sur le nom de l'activité ProctorExam affiché sur l'interface

Configurez les différents volets de l'interface ProctorExam :

Exam Type

• Choisissez le mode de surveillance d'examen Record and review

• Cliquez sur Save changes

Basic information

• Cochez la case Open ProctorExam in new tab

• Renseignez les dates et heures de la période d'examen

• Activez Add exam duration

  • Renseignez la durée de l'examen en minute

• Cochez la case Enable global reviewing

• Cliquez sur Save changes

Image récapitulative (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

Reviewer Instructions

• Cochez la case de la question Do you want this exam to be reviewed?

  • Cochez les cases en fonction des particularités de l'examen (si les stagiaires ont besoin d'avoir une calculatrice, un brouillon, utiliser des documents spécifiques, etc). Autrement par défaut, il faut laisser l'ensemble des éléments décochés et laisser la case "Additional instructions (must be written in English)" cochée

  • Dans le champ de saisi par défaut il faut écrire : "No documents allowed". S'il y a des particularités vis-à-vis de l'examen (cf. ci-dessus) il sera nécessaire de les préciser à ce niveau, afin que les télésurveillants le prennent en compte lors du visionnage

• Cliquer sur Save changes

Image récapitulative (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

Student Instructions :

• Additional information : écrivez la phrase "Cliquez sur le lien suivant pour accéder au sujet de l'examen : accès à l'examen".

  • La partie "accès à l'examen" est un hyperlien, il s'agit du lien direct de l'activité "Test" contenant le sujet de l'examen (les questions).

• Cliquez sur Save changes

Image récapitulative (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

Configuration de la surveillance d'un examen en animation (cliquez sur l'animation pour l'agrandir) :

3. Verrouiller l'accès au sujet d'examen

Retournez dans l'activité Test contenant le sujet de l'examen pour verrouiller l'accès

Depuis l'onglet Paramètres, rendez-vous dans Restriction d'accès et configurez les éléments de la manière suivante :

• • • Dans Restrictions d'accès, cliquez sur Ajouter une restriction

    • Sélectionnez Achèvement d'activité

    • Sélectionnez dans le menu déroulant L'étudiant doit remplir les conditions suivantes :

      • Lancer l'examen de la formation + doit être marqué comme terminé

Cas de figure 2 : non présence de la Certification - examen de fin de formation dans l'espace Moodle de la formation

Dans ce cas de figure, l'application ProctorExam n'est pas déjà mise en place dans l'espace Moodle ni pré-configuré. Il est nécessaire de réaliser l'intégralité des actions.

Pour ce faire, suivez les différentes étapes de la procédure suivante :

I. Mettre en place la section spécifique à l'examen

Avant de réaliser la mise en place et intégration des éléments de surveillance sur l'espace de cours Moodle, il est nécessaire de créer une section dédiée à l'examen dans le cours.

• En mode édition, créer une section dédiée nommée Examen de fin de formation

• Dans la description de la section, ajouter les informations indispensables pour le stagiaire.

Modèle d'instructions en HTML à saisir en description de la section !

Avant de passer votre examen, veuillez prendre connaissance des éléments suivants :

1. Vérifier que votre matériel est conforme avec la configuration nécessaire pour passer l'examen

• vérification du matériel : Vérification de la configuration de votre ordinateur

• navigateurs compatibles avec l'outil Proctor Exam : tout navigateur basé sur Chromium (Google Chrome, Brave, Microsoft Edge...)

2. Lire les éléments relatif aux examens surveillés au sein de votre contrat de formation

3. Lire le guide utilisateur sur le déroulement d'un examen certifiant avec le système ProctorExam

4. Lors de votre passage d'examen votre identité sera vérifiée et vous serez enregistré (image et audio) ainsi que votre écran

• Vous devez disposer d'un justificatif d'identité en cours de validité avec votre photo dessus, ce qui est accepté comme justificatif :

  • Carte d'identité française ou étrangère en cours de validité

  • Passeport français ou étranger en cours de validité

  • Permis de conduire français ou étranger

  • Carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant,

• N'oubliez pas de prendre en photo votre justificatif d'identité lors de la phase de vérification, c'est impératif

• Par défaut pour un examen, sauf si précision de la part de l'équipe de la formation, vous n'êtes pas autorisé :

  • à utiliser les casques et écouteurs lors de l'examen*(il ne faut pas que vous les ayez lors de votre passation)*

  • à faire des recherches sur Internet ; à utiliser des applications externes ; à utiliser un manuel, livre, document, etc ; à utiliser une calculatrice ; à utiliser un stylo, du brouillon et du papier

Détails de l'examen :

• Période d'examen : du XXX au XXX à XXh

• Durée de l'examen : Xh maximum

• Prévoir 15 à 20 minutes pour la phase de vérification avant de voir le sujet de l'examen

• Nombre de tentative(s) pour la réalisation de l'examen : 1

En accédant au service, vous confirmez avoir pris connaissance et accepter l'ensemble des conditions d'utilisation de ce service (règle d'examen, guide, etc.) rappelées ci-dessus.

Pour procéder à l'examen et accéder aux différents éléments constitutifs, en fonction de comment est agencé la formation, soit :

• vous cliquer en haut sur le titre "Certification : examen de fin de la formation"

• vous allez en bas de la partie descriptive et verrez l'icône ProctorExam visible, il vous suffira de cliquer sur le titre juste à côté

Exemple de rendu dans une section sur Moodle (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

II. Mettre en place le sujet de l'examen dans une section de cours Moodle

Maintenant que la section est créé, il est impératif d'intégrer le sujet de l'examen dès à présent, cela sera important pour la phase de configuration de la surveillance de l'examen sur Proctor Exam.

1. Intégrer l'activité Test

En Mode d'édition :

• cliquer sur Ajouter une activité ou ressource

• choisir l'activité Test

2. Paramétrer les rubriques de l'activité :

• Généraux :

  • Nom : "Sujet de l'examen"

• Temps :

  • Ouvrir ce test et Fermer le test : sélectionner les dates et heures de la période d'examen

  • Temps disponible : mettre la durée de l'examen, par exemple 1 heure

• Note :

  • Nombre de tentatives autorisées : 1 seule

• Options de relecture :

  • sélectionner uniquement que 3 éléments de la partie Immédiatement après la tentative à savoir :

  • La tentative

  • Si correcte

  • Points

• Réglages courants :

  • Disponibilité : Rendre disponible, mais invisible sur la page de cours

• Restriction d'accès : ne rien faire pour le moment. La configuration de cette partie sera à réaliser après l'intégration et configuration de Proctor Exam sur l'espace Moodle

• Achèvement d'activité :

  • Suivi d'achèvement : Afficher l'activité comme terminée dès que les conditions sont remplies

    • L'étudiant doit recevoir une note pour achever cette activité

    • L'étudiant doit afficher cette activité pour achever l'activité

• Cliquer sur le bouton Enregistrer et revenir au cours

3. Récupérer le lien de l'examen

• Après le paramétrage de l'activité Test, il sera nécessaire de récupérer le lien d'accès de cette activité. Ce lien servira pour la configuration de la surveillance de l'examen.

Manipulation de récupération du lien en animation (cliquez sur l'animation pour l'agrandir) :

III. Mettre en place ProctorExam dans un espace de cours Moodle

1. Intégration de l'activité ProctorExam

En termes d'agencement, il est parfaitement possible de mettre cette activité avant ou après l'activité contenant le sujet de l'examen, il n'y a pas de contre-indication. Dans cet article, le composant Proctor Exam se situera avant l'activité contenant le sujet de l'examen.

Depuis votre section dédiée à l'examen, en Mode d'édition :

• Cliquer sur Ajouter une activité ou ressource

• Choisir l'activité Outil externe

• Nommer l'activité avec la structure suivante : "Examen de fin de formation : Nom court de la formation"

• Dans le menu déroulant Outil préconfiguré, choisissez "Proctor Exam - FUN"

• Cliquer sur Afficher plus...

• Cocher Afficher la description sur la page de cours

• Dans Description de l'activité, renseigner les informations indispensables pour le stagiaire

Modèle d'instructions en HTML à saisir en description de l'activité :

Bonjour,

Votre examen va se dérouler en plusieurs étapes.

Le système va faire une double validation de votre système, afin de vous permettre d'accéder au sujet de l'examen et réaliser votre passation.

1. Première validation : cliquez sur le bouton Check your system

• A réaliser de préférence au moins 48h avant de vraiment faire l'examen

• Il faudra suivre l'intégralité des instructions

2. Après la première validation, revenez sur cet écran.

• Vous devriez voir le mot "complete" à côté de Check your system

• Vous aurez reçu un mail confirmant la première validation

3. Cliquez sur le bouton Start your exam pour lancer la seconde et dernière phase de validation du système

4. Suite à cette phase de validation et vérification, vous verrez apparaître la zone d'accès au sujet de l'examen.

• Cliquez sur le lien présent dans la partie Consignes générales pour ouvrir l'onglet contenant le sujet de l'examen

  • Ne fermez jamais cet onglet qui contient le compte à rebours de Proctor Exam !

5. Répondez aux questions et cliquez sur Enregistrer pour valider vos réponses

6. Pour terminer votre examen, cliquez sur le bouton Terminer qui se trouve sur l'onglet contenant la page Proctor Exam

Exemple de rendu dans une section sur Moodle (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

• Achèvement d'activité :

  • Suivi d'achèvement : Afficher l'activité comme terminée dès que les conditions sont remplies

    • L'étudiant doit afficher cette activité pour achever l'activité

Les autres paramètres peuvent être laissés par défaut.

• Cliquer sur le bouton Enregistrer et revenir au cours

Ajout d'activité Outil externe en animation (cliquez sur l'animation pour l'agrandir) :

2. Configuration de la surveillance de l'examen sur Proctor Exam

• En mode édition, au niveau du plan de cours, laisser le nom présent. Il s'agit en principe du nom que vous avez renseigné à l'étape précédente

• Cliquer sur le nom de l'activité ProctorExam affiché sur l'interface

Configurez les différents volets de l'interface Proctor Exam :

Exam Type

• Choisissez le mode de surveillance d'examen Record and review

• Cliquez sur Save changes

Basic information

• Cochez la case Open ProctorExam in new tab

• Renseignez les dates et heures de la période d'examen

• Activez Add exam duration

  • Renseignez la durée de l'examen en minute

• Cochez la case Enable global reviewing

• Cliquez sur Save changes

Image récapitulative (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

Reviewer Instructions

• Cochez la case de la question Do you want this exam to be reviewed?

  • Cochez les cases en fonction des particularités de l'examen (si les stagiaires ont besoin d'avoir une calculatrice, un brouillon, utiliser des documents spécifiques, etc). Autrement par défaut, il faut laisser l'ensemble des éléments décochés et laisser la case "Additional instructions (must be written in English)" cochée

  • Dans le champ de saisi par défaut il faut écrire : "No documents allowed". S'il y a des particularités vis-à-vis de l'examen (cf. ci-dessus) il sera nécessaire de les préciser à ce niveau, afin que les télésurveillants le prennent en compte lors du visionnage

• Cliquer sur Save changes

Image récapitulative (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

Student Instructions :

• Additional information : écrivez la phrase "Cliquez sur le lien suivant pour accéder au sujet de l'examen : accès à l'examen".

  • La partie "accès à l'examen" est un hyperlien, il s'agit du lien direct de l'activité "Test" contenant le sujet de l'examen (les questions).

• Cliquez sur Save changes

Image récapitulative (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :

Configuration de la surveillance d'un examen en animation (cliquez sur l'animation pour l'agrandir) :

3. Verrouiller l'accès au sujet d'examen

Retournez dans l'activité Test contenant le sujet de l'examen pour verrouiller l'accès

Depuis l'onglet Paramètres, rendez-vous dans Restriction d'accès et configurez les éléments de la manière suivante :

• • • Dans Restrictions d'accès, cliquez sur Ajouter une restriction

    • Sélectionnez Achèvement d'activité

    • Sélectionnez dans le menu déroulant L'étudiant doit remplir les conditions suivantes :

      • Lancer l'examen de la formation + doit être marqué comme terminé