Déposer un projet de cours (MOOC ou SPOC)

En lien avec le Comité éditorial et un conseil juridique, nous avons refondu le "package administratif", validé par l'Assemblée Générale de FUN du 22 février 2018 vous permettant de publier un MOOC ou un SPOC.

La Cellule d'Appui à la contractualisation (CAC), rattachée au Pôle Juridique, est désormais le point d'entrée pour toute nouvelle demande de partenariat, ainsi que de demande d'adhésion au GIP émanant principalement des établissements de l'enseignement supérieur mais aussi des établissements publics (personnes morales de droit public) tels que les établissements publics administratifs (EPA) et établissements publics à caractère industriel ou commercial (EPIC) en lien avec le secteur de la recherche et/ou de l'enseignement supérieur.

• Adresse email de contact : cellule-appui-contractualisation@fun-mooc.fr

La base, une convention de partenariat MOOC SPOC pour tous

Les futurs Membres et Partenaires du GIP FRANCE UNIVERSITE NUMERIQUE  seront invités à signer une convention cadre : "convention de partenariat pour l'hébergement de MOOC et SPOC sur les plateformes FUN". La convention et ses annexes diffèrent légèrement entre les Membres et les Partenaires.

La convention définit le cadre du service d'hébergement de MOOC et SPOC sur les plateformes FUN (fun-mooc.fr, fun-campus.fr, fun-corporate.fr). Ses annexes définissent les sujets suivants :

1. Annexe 1 : Modalités d'hébergement et de diffusion de MOOC et SPOC sur les plateformes FUN

2. Annexe 2 : Charte qualité à destination des équipes pédagogiques

3. Annexe 3 : Engagement de confidentialité des prestataires

4. Annexe 4 : Coût des services

5. Annexe 5 : Désignation des interlocuteurs

6. Annexe 6 : Convention de mandat de gestion

7. Annexe 7 : Procédure de transmission des données

• Chaque équipe pédagogique devrait avoir connaissance des annexes 1 et 2.

• Si vous sous-traitez tout ou partie de votre projet, faire signer un exemplaire de l'annexe 3 (engagement de confidentialité des prestataires) à chaque prestataire qui aurait accès aux outils, services fournis par FUN

• L'annexe 4 : Ce sont les tarifs (non disponible dans cet espace de documentation : voir avec votre représentant habilité)

L'engagement est signé une seule fois via la convention de partenariat et la fiche de recensement précise les particularités de chaque cours. Elle est validée par la personne habilitée à engager l'établissement financièrement, désignée en annexe 5.

Attention le représentant à l'AG mentionné dans la convention constitutive n'est pas forcément le représentant habilité pour la validation des cours.

• L'annexe 5 permet de désigner le représentant habilité à engager l'établissement (questions politiques, engagements financiers) et un représentant par délégation qui fera le suivi de la consommation des services FUN, coordonnera la politique de son établissement en matière de MOOC et SPOC. Elle permet aussi de désigner un/des correspondants opérationnels au sein des établissements, équipes qui assureront l'accompagnement et le suivi opérationnel de leurs équipes, et la mise en relation avec FUN le cas échéant. Les représentants et les correspondants MOOC jouent un rôle clé dans le développement de l'offre de MOOC au sein des établissements.

• La convention de mandat de gestion en annexe 6 s'applique dans le cas d'examens surveillés pour le reversement à l'établissement producteur du cours.

Tous les membres et partenaires peuvent en effet proposer des examens certifiants à leurs apprenants : le paiement est encaissé par FUN et reversé aux établissements.

• Enfin, l'annexe 7 précise la procédure applicable et conforme au RGPD, dans le cas où vous auriez besoin de données personnelles de vos apprenants (ce qui devrait être rare).

Pour toute question relative à la convention, ses annexes et les tarifs appliqués, n'hésitez pas à contacter la Cellule d'Appui à la Contractualisation (CAC).

En synthèse :

A faire une seule fois en amont

1. Signature par l'établissement / organisation d'une convention de partenariat (différente pour les Membres et pour les partenaires, voir liens en bas de page) valable pour tous les MOOC et SPOC à venir (> Cellule d'Appui à la contractualisation - CAC)

2. Désignation des interlocuteurs : un représentant habilité (et suppléant éventuel) qui sera autorisé à valider les fiches de recensement transmises à FUN et fera le suivi de la consommation des services + des correspondants opérationnels qui coordonneront les équipes pédagogiques et seront les interlocuteurs privilégiés du pôle Conseils et Projets sur les questions opérationnelles. Les interlocuteurs peuvent changer dans le temps, auquel cas il suffira de nous faire une nouvelle désignation via un nouveau remplissage de l'annexe 5.
   Les interlocuteurs ici désignés doivent s'assurer de la bonne information / formation des équipes pédagogiques, notamment :

   • en leur communiquant les modalités d'hébergement et la charte qualité, afin que les équipes aient pleinement connaissance des engagements pris et qui s'appliquent donc à eux.

   • en leur transmettant les informations nécessaires et en assurant leur formation

   • et/ou en s'appuyant sur la documentation et les formations proposées par l'équipe FUN.

A faire ensuite pour chaque MOOC ou SPOC (nouvelle création ou nouvelle session)

1. Le représentant habilité ou le correspondant fait signer le cas échéant à chaque prestataire l'annexe de confidentialité décrite ci-dessus.

2. Le représentant habilité ou le correspondant transmettent les modalités d'hébergement, la charte qualité et la fiche de recensement aux équipes pédagogiques.

   • éventuellement si besoin le dossier de cadrage et la page de présentation du MOOC - documents facultatifs pour FUN, ils sont conçus pour vous, ou bien dans le cas où le projet de cours devrait être soumis à validation auprès du comité éditorial FUN.

3. Pour votre information, la fiche de recensement pour le dépôt de vos demandes de diffusion ou de rediffusion de cours est mise à votre disposition sous format électronique. C'est ce formulaire que vous devrez remplir pour chaque projet de MOOC ou SPOC afin qu'il soit pris en compte par le département Conseils et Projets pour la partie opérationnelle.

4. Le représentant habilité valide auprès de FUN la fiche de recensement préalablement saisie par l'équipe pédagogique, s'il ne l'a pas envoyée lui-même + le cas échéant la fiche pour la création de la page établissement et l'annexe de confidentialité pour les éventuels prestataires.

5. Pour les membres du GIP, le pôle Finance vérifie si le MOOC rentre dans le quota annuel de l'établissement. Si le MOOC est hors quota, un devis est adressé au service comptable et financier de l'établissement afin d'obtenir le bon de commande correspondant en vue d'une facturation. A réception du bon de commande, le pôle Finance valide la demande et donne l'information au Département Conseils et Projets pour l'instanciation du cours sur la plateforme.

   ***Puis, pour l'opérationnel avec le département Conseils & Projets***

6. Conseils & Projets crée les accès (plateforme et documentation) puis donne accès au cours créé au représentant habilité/correspondant/chef de projet désigné dans la fiche. Ce sont ensuite eux qui donnent accès au reste de l'équipe pédagogique.

7. Conseils & Projets propose les dates des différentes formations disponibles.

8. L'équipe pédagogique prépare et anime son cours, s'appuie sur la documentation Réseau FUN et contacte Conseils et Projets en cas de besoin.

L'équipe FUN reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et vous accompagner tout au long de votre projet.