Envoyer des mails aux apprenants via la plateforme
Lorsque vous envoyez des courriers électroniques à vos apprenants, vous devez obligatoirement passer par l'outil d'envoi interne à la plateforme, accessible depuis le tableau de bord enseignant.
Les courriers électroniques sont complémentaires à l'affichage des annonces (page Infos et actualités). Voir l'article Créer une annonce.
En effet, l’envoi d’un courrier électronique aux apprenants ne touche que ceux qui ont fait le choix de recevoir ces mails.
Quand et pourquoi envoyer des mails
L'équipe FUN vous recommande d'envoyer régulièrement des mails aux apprenants avant, pendant puis à la fin de votre cours. La fréquence la plus utilisée est hebdomadaire.
La plupart des mails que vous allez envoyer ont pour but d'informer les apprenants sur des sujets divers :
début prochain du cours,
mise à disposition des nouvelles ressources chaque semaine,
organisation d'échanges avec l'équipe pédagogique (par ex. chat / hangout),
dates de début et de fin des activités (par ex. évaluation par les pairs, travaux de groupes),
fin du cours,
demande de délivrance des badges
modalités pour passer l'examen payant et l'obtention du certificat.
Les mails envoyés aux apprenants sont complémentaires des annonces du cours qui figurent sur la page d'accueil de celui-ci.
Restrictions liées à un envoi massif
L'envoi de ces mails à un grand nombre d'apprenants présente quelques limites :
en dépit de la bonne réputation de la plateforme FUN, certains logiciels de courrier électronique peuvent classer le mail en « spam »,
l'envoi des mails à plusieurs milliers ou dizaines de milliers de destinataire peut prendre plusieurs heures (voire plusieurs jours pour les cours ayant le plus d'inscrits).
Les mails sont envoyés avec comme adresse :
Nom du cours Course Staff numeroducours-no-reply@fun-mooc.fr
Il est précisé automatiquement à la fin de chaque mail que :
Ceci est un email généré automatiquement, merci de ne pas répondre à cet email.
Les apprenants n'ont donc pas la possibilité de répondre à ces mails. Les contacts avec l'équipe pédagogique ne peuvent donc avoir lieu que par l'intermédiaire du forum de discussion du cours.
Si en dépit de la consigne, l’apprenant répond au mail, son courrier ne sera reçu par personne et ne sera donc pas traité.
Comment envoyer un mail
Il est possible d'envoyer des mails depuis le tableau de bord « enseignant » du cours.
Vous devez vous rendre dans l'onglet « email ».
Avant d'envoyer un mail à l'ensemble des apprenants, nous vous recommandons de réaliser un test en envoyant le mail à vous-même ou bien à l'équipe pédagogique.
N'oubliez pas d'insérer un titre au mail.
Si vous avez besoin d'insérer une image dans le mail, il est très important de faire attention au chemin (url) indiqué. Voir l'article sur les liens, qui explique comment insérer une image dans un mail aux apprenants.
Il n'y a pas d'inquiétude à avoir si plusieurs heures, voire plusieurs jours, s'écoulent sans que votre e-mail soit envoyé (votre tableau de bord vous indique alors "0 e-mail envoyé"). En effet, la plateforme étale les envois d'e-mails aux apprenants afin de ne pas surcharger le système. Si votre message n'a pas encore été envoyé, cela signifie que des messages d'autres cours ont été émis avant le vôtre, et qu'ils sont encore en cours d'envoi. Il n'est donc pas nécessaire de renvoyer votre e-mail, qui serait alors envoyé deux fois.
Comment les apprenants peuvent se désabonner
Les apprenants peuvent choisir de se désabonner des messages du cours directement au bas de chaque email :
Certains apprenants disent ne pas recevoir les mails du cours
Certains apprenants se plaignent de ne pas recevoir les mails de votre cours ? Nous avons identifié plusieurs explications qui peuvent vous permettre de déterminer la cause du problème et de répondre aux interrogations des apprenants à ce sujet.
Plusieurs cas de figures sont possibles :
a - l'apprenant reçoit les mails dans son dossier de spams (ou dans un onglet particulier sur Gmail, par exemple) ;
b - l'apprenant consulte une boîte mail qui ne correspond pas à l'adresse avec laquelle il s'est inscrit sur FUN ;
c - les mails envoyés par la plateforme sont filtrés par un proxy interne et ne sont pas redirigés vers l'apprenant ;
d - l'adresse mail de l'apprenant correspond à une liste de diffusion qui n'autorise pas un non membre de la liste à envoyer un mail à cette liste.
Dans tous les cas, il est toujours préférable de dupliquer votre mail par une annonce sur la page "Info du cours" afin que les apprenants puissent avoir connaissance des informations transmises.