Examen certifiant sur FUN - Foire aux questions (FAQ)

Suite au déploiement du nouveau système d'examen certifiant de la plateforme FUN-MOOC, nous vous proposons une foire aux questions qui devrait recouvrir l'ensemble de vos interrogations les plus fréquentes sur les examens certifiants.

Infographie résumant le processus de la mise en place d’un examen certifiant sur la plateforme FUN-MOOC

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Avant-conception de l’examen

- Comment prévenir l’équipe FUN que je souhaite faire un examen certifiant pour mon cours?

Vous prévenez votre conseiller C&P de votre souhait de mettre en place un examen certifiant, quelle que soit la modalité pour votre cours, dès le dépôt de votre projet de MOOC via la fiche de recensement. Idéalement, nous préférons être au courant de la mise en place d’un examen certifiant pour votre cours dès le départ. Néanmoins, il est possible de nous demander de mettre en place un examen certifiant durant la diffusion du cours bien que nous ne le recommandions pas. Il faut nous prévenir de préférence au moins 3 semaines avant la date de fin du cours.

- Existe-t-il plusieurs types d’examen ?

Oui, FUN permet 3 types d’examen certifiant :

Examen certifiant en présentiel
Examen certifiant sous le format de soumission de dossier, projets
Examen certifiant sous le format d’un examen en ligne

Vous avez donc la possibilité de choisir le mode d’examen que vous souhaitez mettre sur votre cours. Ce mode devrait être précisé sur la fiche de recensement.

- Est-il possible que de faire deux types d’examen simultanément sur mon cours ?

Nous recommandons l’utilisation d’une seule modalité par cours, cela simplifie la gestion administrative, opérationnelle et financière. Cependant, oui, cela est possible uniquement dans le cadre d’un examen en ligne et de l’examen en présentiel. Exemple illustratif : Vous faîtes un examen surveillé en ligne du 10 mai au 7 juin, mais vous souhaitez donner la possibilité à des apprenants situés à l’étranger ayant des difficultés connexion de faire votre examen. Vous pouvez mettre en place un examen en présentiel (pour les modalités de mise en place, tournez-vous vers votre conseiller C&P) simultanément à votre période d’examen en ligne.

- Est-il nécessaire de transmettre l’accord de signature et la signature signé avant le début de la période d’examen ?

Oui, il est préférable que la signature soit transmise à FUN avant le début de la période d’examen.

- Est-il obligé de refaire signer l’accord de signature au responsable légal de l’établissement chaque année ?

Non, il n’est pas nécessaire de faire signer l’accord chaque année. Il est indiqué sur l’accord la mention suivante : « Cet accord est conclu pour une durée d’un an renouvelable par tacite reconduction ». Cela signifie qu’il n’y n’a pas de limite de durée de validité de l’accord jusqu'à résiliation. En revanche, si le responsable légal de l’établissement change entre-temps, il est nécessaire de faire resigner l’accord au nouveau responsable légal.

- Puis-je choisir le montant du prix des frais d’inscription pour mon examen ?

Oui, vous avez la possibilité de choisir le prix de votre examen en fonction d’un seuil plancher. En effet pour les examens surveillés en ligne le montant minimum est de 60€. Pour les examens présentiels et de soumission de dossier, vous pouvez mettre un montant inférieur à 60€ si vous le souhaitez.

- La mise en place du paiement sur mon MOOC est-elle à la charge de l’équipe pédagogique du MOOC ?

Non, l’activation et la mise en place du paiement de votre MOOC sont à la charge de votre chef de projets C&P. C’est pour cette raison qu’il est important de transmettre l’ensemble des informations à votre chef de projets en amont afin qu’il puisse faire le nécessaire.

- En fonction du type d’examen, est-ce que le système de paiement change ?

Non, le système de paiement reste le même qu’importe le type d’examen. Le paiement sera toujours effectué par l’intermédiaire de la plateforme FUN-MOOC.

- Est-il obligatoire de mettre la période d'examen après la date de fin du cours ?

Il ne s'agit pas d'une obligation, mais d'une forte recommandation de notre part. En effet, prévoir la période d'examen après la date de fin du cours, du moins après la date de fin des évaluations du cours, permet d'éviter la confusion des apprenants entre les exercices du parcours découverte et l'examen qui donne droit au certificat. Par ailleurs, organiser les événements de cette manière permet de fluidifier la gestion globale aussi bien au niveau des apprenants, de l'équipe pédagogique que de l'équipe FUN.

- Combien de temps minimum doit durer la période d'examen ?

Les équipes pédagogiques et établissements sont totalement autonomes sur cet aspect. En effet, il n'y a pas véritablement de standard. Cependant, il est nécessaire de faire une période d'examen d'une semaine minimum.

- Est-il possible d'organiser la période d'inscription et la période d'examen simultanément ?

Oui, cela est tout à fait possible.

Dans le cas d'un cours animé, le paiement est possible dès l'ouverture aux inscriptions et la fin de la phase d'examen doit être postérieure aux dates de cours.

Les apprenants peuvent s'inscrire au certificat tant que la date de fin de cours n'est pas atteinte.

De cette manière, dès que l'apprenant a payé ses frais d'inscriptions, il peut passer son examen de suite, sans avoir à attendre.

Dans le cas d'un MOOC ouvert en self-paced avec plusieurs sessions d'examen, il faudra s'assurer qu'un dernier examen est bien prévu à l'issue du cours. Un examen peut être laissé en libre accès durant toute la session, à condition qu'il se prolonge assez après la fin du cours pour que les derniers inscrits aient le temps de le passer.

Il est impératif que la période d'inscription se termine 1 jour minimum avant la fin de la période d'examen Ces deux périodes ne doivent pas se terminer le même jour. C'est la période d'examen qui doit se terminer en dernier.

Exemple illustratif :

Période d'inscription : du 8 juin au 1 juillet
Période d'examen : du 8 juin au 3 juillet

- Quelle est la différence entre le statut honneur (honor) et vérifié (verified) ?

L'apprenant a le statut "honneur" par défaut, lorsqu’il s’inscrit à un cours sur la plateforme FUN. Il bascule en statut "vérifié" uniquement et dès lors qu'il a payé les frais d'inscriptions pour l'examen certifiant de votre cours.

Tableau de bord enseignant

• Précision sur l’examen en présentiel

Ce type d’examen nécessite la mise en place d’une procédure de transfert de données (la liste nominative des apprenants ayant souscrit à ce type d’examen) entre le délégué à la protection des données de votre établissement et celui de FUN. En effet, il est nécessaire que l’équipe pédagogique du cours détienne la liste complète et nominative des apprenants qui souhaite passer l’examen pour pouvoir vérifier leur identité le jour de l’examen.

• Précision sur l’examen surveillé en ligne

1 - Dans le cadre d’un examen surveillé en ligne, quel est le système de proctoring mis en place sur la plateforme FUN-MOOC ?

Il s’agit du système Proctor Exam. Ce système permet de réaliser une automatisation du processus de vérification et de passation d’examen au niveau des apprenants. Cet état de fait permet aux apprenants d’avoir une grande flexibilité sur la gestion de leur temps et leur organisation pour passer un examen sur la plateforme.

2 - Comment est géré le multilinguisme sur le système de surveillance en ligne ?

Vous pouvez rédiger le sujet de votre examen dans la langue principale et les langues secondaires (affichées) de votre cours. Cependant, il est nécessaire que la langue principale du cours soit toujours présente.

3 - Comment puis-je voir les informations qui sont affichées automatiquement pour les apprenants ?

Vous ne le pouvez pas. En effet, il est nécessaire d’avoir le statut de « vérifié » afin que la page s’affiche. Il s’agit d’une page standardisée, elle est identique pour l’ensemble des personnes qui ont ce statut.

Un message différent s'affiche en fonction du statut que l'apprenant détient au sein de votre cours. Ces messages ont directement été implémentés au sein du xblock. Par conséquent, dès lors que vous intégrez le xblock-certif-FUN au sein de votre cours, les apprenants auront ces informations.

Lorsque l'apprenant a le statut "honneur/honor" sur votre cours :

Lorsque l'apprenant a le statut "vérifié/verified"" sur votre cours, c'est une page avec du contenu qui s'affiche. Vous trouverez cette page telle que les apprenants la voient en pièce jointe de l'article. Le bouton d'accès au processus d'examen se trouve en-dessous de ces éléments.

Conception de l’examen

- Comment se déroule l’intégration de l’examen au sein de mon cours ?

a) L’intégration de l’examen sur la plateforme : qu’est-ce qui est à la charge de l’équipe pédagogique du cours ?

Oui l’intégration du xblock_certif_FUN et la rédaction du sujet d’examen sont à la charge de l’équipe pédagogique du cours. L’équipe FUN n’intervient pas sur la rédaction du sujet ni sur la mise en place du xblock. Néanmoins, nous procédons à une vérification de la présence du sujet d’examen 5 jours avant le début de la période d’examen. L’équipe pédagogique du cours est donc totalement autonome sur ce sujet, notamment par l’intermédiaire de cet article : Examen certifiant : mise en place avec le système ProctorExam. À un moment du processus il sera nécessaire que vous informiez C&P afin qu’il puisse vous fournir le lien LTI.

b) L’intégration de l’examen sur la plateforme : qu’est-ce qui est à la charge de l’équipe FUN ?

L’équipe C&P est en charge de la création de l’examen sur l’instance ProctorExam, il est donc indispensable que votre chef de projets soit au courant lorsque l’équipe pédagogique du cours a intégré le xbloc dans le cours. Par la suite, votre chef de projets vous transmet le lien LTI à intégrer dans le xbloc.

- Où puis-je trouver le nombre d’apprenants qui se sont inscrits (ceux qui ont payé) à mon examen ?

Vous pouvez trouver le nombre d’apprenants s’étant inscrits à votre cours sur le tableau de bord enseignant de votre cours, onglet « infos du cours », ligne « Vérifié » :

honneur et vérifié

Il s’agit d’un chiffre dynamique, il se modifie au fur et à mesure des inscriptions des apprenants, mais également du nombre de remboursements. En effet, dès lors qu’un apprenant demande à être remboursé, il n’a plus le statut de « vérifié » donc le nombre d’inscrits affiché sur l’interface diminue.

- Comment puis-je voir le rendu de mon sujet d’examen sur la plateforme ? Il y a-t-il un bouton « aperçu réel » ?

À l’intérieur du xblock, il n'y a pas de bouton « aperçu réel ». Si vous souhaitez voir le rendu de votre examen, voici une astuce : effectuez la rédaction de votre sujet dans une unité classique non visible pour les apprenants. Vous pourrez voir le rendu de votre examen par l’intermédiaire du bouton « aperçu réel » disponible. Dès que le rendu vous convient, vous pourrez copier-coller le code de votre sujet d’examen directement dans un composant à l’intérieur du xblock-certif-FUN.

- Lors de la conception de mon sujet, est-ce que je peux mettre plusieurs unités à la suite ?

Non, vous ne le pouvez pas. Il est nécessaire que votre cours contienne une section dédiée pour le certificat. À l’intérieur de cette section, vous créez une sous-section « examen certifiant » et une seule unité doit contenir le xblock-certif-FUN.

- Où dois-je aller pour indiquer la durée de mon examen ?

Vous donnez cette information dans la fiche de recensement ou par la suite, à votre chef de projets, c’est ce dernier qui mettra la durée de votre examen dans l’outil ProctorExam.

- Où puis-je voir le seuil d’obtention de mon examen ?

Vous pouvez voir le seuil dans la partie « Évaluation de votre cours » :

emplacement seuil obtention certificat

Par ailleurs, le seuil d’obtention de l’examen certifiant doit être égal ou supérieur à celui de l’attestation et non inférieur.

- Puis-je autoriser des documents pour mon examen ?

Oui, vous en avez la possibilité, il est nécessaire de le préciser lors de votre dépôt de projet et/ou de le dire à votre chef de projets afin qu’il puisse faire le paramétrage adéquat sur l’outil.

Phase d’examen

- Est-ce que les apprenants doivent prendre un rendez-vous pour passer leur examen ?

Aucune prise de rendez-vous n’est nécessaire. L’apprenant pourra passer son examen quand il le souhaite durant la période définie par l'équipe pédagogie du cours sans avoir besoin de prendre un rendez-vous.

- Comment se déroule la vérification de l’identité de l’apprenant ?

L’outil de ProctorExam permet une vérification automatique de l’environnement et la vérification de l’identité de l’apprenant. La totalité de l’examen est enregistrée puis transmise a posteriori au télésurveillant. C'est lors du visionnage de l'enregistrement que le télésurveillant réalise la vérification de l'identité de l'apprenant et de la session d’examen.

- Il y a-t-il un support technique à disposition pour les apprenants ?

Oui, il s’agit d’un support 24h/24h, 7j sur 7. Ce n’est pas un chatbot, mais un vrai technicien, ce dernier est anglophone. Le délai d’attente d’une réponse est en moyenne de 2 minutes.

- Est-ce que les apprenants peuvent voir le sujet d’examen avant et après passé leur session ?

Non, le système bloque l’apparition du sujet avant et après le passage à l’examen. Il est nécessaire que l’apprenant passe par le processus classique et remplisse les conditions nécessaires pour afficher le sujet. Dans le cas contraire, il n’est pas possible que l’apprenant puisse voir le sujet. L’apprenant ne voit donc le sujet qu’une seule fois.

- Lors d’un examen, y a-t-il un compte à rebours ?

Oui, il y en a un, il se trouve dans la zone d’accès à l’examen en-dessous du bouton permettant à l’apprenant de terminer l’examen.

- Comment se passe la vérification de la session d’examen ?

La vérification de l’examen est réalisée a posteriori par un télésurveillant. Les rapports sont communiqués sous 24h aux télésurveillants. Le jour même de la transmission du rapport ou le lendemain le télésurveillant réalise la vérification et indique si tout s’est bien passé.

- Comment puis-je connaitre le nombre d’apprenants qui ont participé à mon examen ?

Cette information n’est pas automatisée ni systématique. Il est nécessaire que l’équipe pédagogique du cours en fasse la demande à son chef de projets uniquement à 2 moments précis de la période d’examen : en milieu de la période d’examen et après la fin de la période d’examen. En dehors de ces périodes, aucune information ne sera transmise. Cette transmission d’informations prendra la forme d’une image, il y figurera : nom de l’examen, la date de création, la date du dernier examen réalisé par un apprenant et le nombre et taux de participation des apprenants.

L’après examen

- Comment se déroule la gestion des demandes (quelle qu’en soit leur nature) des apprenants ?

Il y a plusieurs aspects dans la gestion des demandes :

Premier aspect : il y a la gestion au niveau du forum réalisé par l’équipe pédagogique du cours qui relaie synthétiquement les informations à C&P afin que nous puissions investiguer.
Deuxième aspect : il y a la gestion réalisée par C&P au fil de l’eau en fonction des tickets (remboursement, demande d'attestation de paiement, réclamations, etc.) que nous recevons directement de la part des apprenants.
Troisième aspect : la gestion des réclamations des apprenants, la majorité des actions sont réalisées par C&P. Nous investiguons chaque cas individuellement et formulons une réponse personnalisée.

- Comment puis-je savoir à quoi ressemble le certificat ?

Vous pouvez trouver le modèle de certificat à plusieurs endroits au sein de la documentation à destination des apprenants, notamment dans l’article suivant : A quoi ressemble mon certificat ?. Dans le cas où vous souhaitez savoir comment le certificat de votre cours sera, vous pouvez en formuler la demande à votre chef de projets qui vous transmettra le modèle.

- À quel moment la génération des certificats est-elle réalisée ?

La génération des certificats est à la charge de C&P. Elle sera réalisée 1 à 2 semaines après la période d’examen afin de laisser le temps nécessaire pour la gestion des réclamations éventuelles.

- Comment saurai-je que la génération du certificat a été réalisée ?

Votre chef de projets vous en informera par e-mail

- Comment puis-je savoir le nombre d’apprenants qui a obtenu un certificat ?

Vous pouvez trouver le nombre d’apprenants ayant obtenu un certificat à deux endroits :

Sur le tableau de bord statistique de votre cours onglet « attestations », colonne « vérifié » (le lien vers le tableau de bord statistique de votre cours vous a été remis lors de l’ouverture d’inscription de votre cours)
Sur le fichier csv rapport de notes, en filtrant au niveau des colonnes « Certificat »/ « Enrollment Track » et en affichant uniquement les apprenants qui ont obtenu une note égale ou supérieure au seuil d’obtention du certificat.

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Nous restons bien entendu à votre écoute sur ce sujet. Pour tout besoin ou retour, rendez-vous sur notre centre de support, dont le lien est disponible depuis Contactez-nous !