Gérer les commandes groupées de vos formations

Ce guide s’adresse aux gestionnaires de formation et signataires des conventions au sein de votre établissement.

Lorsqu’un organisme passe une commande groupée pour l’une de vos formations, vous assurez le suivi administratif depuis la plateforme :

  • génération, transmission et confirmation des devis

  • transmission des conventions

  • validation des conditions nécessaires à la génération des coupons

  • suivi des inscriptions

  • contresignature des conventions

Le déroulé dépend du mode de paiement choisi par l’organisme, mais les premières étapes sont communes.

Affectation de la commande à votre établissement

Lorsqu’un organisme passe commande, l'affectation est réalisée automatiquement par la plateforme, sauf si celui-ci sélectionne explicitement votre établissement dans la liste déroulante à l’étape finale de la commande.

Une commande ne peut pas être réaffectée à un autre établissement après validation.

Si vous êtes en contact avec un organisme, veillez à lui rappeler cette étape.

Un guide est à disposition des organismes pour les accompagner dans leur commande : Inscrire un ou plusieurs participants à une formation pour votre organisme - Support FUN

1. Vous recevez une nouvelle demande de devis

Lorsqu’un organisme effectue une commande groupée :

  • la commande est créée à l’état Devis

  • vous recevez un courriel de notification

Connectez-vous à votre tableau de bord d’administration, cliquez sur le logo de votre établissement, puis accédez à la section Devis.


Vous pouvez consulter la demande et télécharger le devis.


Ne confirmez pas le devis tant que l’organisme n'a pas donné son accord.

Le devis reste téléchargeable tant qu’il n’est pas confirmé.


2. Vous transmettez le devis à l’organisme

  1. Téléchargez le devis


  2. Renseignez le prix sur le devis (voir Note ci-dessous)

  3. Transmettez-le à l'organisme dont les contacts figurent sur le devis

  4. Joignez vos coordonnées bancaires à votre message (hors paiement par carte bancaire)


Le devis est prêt à être transmis, à l’exception du prix total qui doit être renseigné en fonction de la politique tarifaire applicable et du type d’organisme ayant passé la commande (ex. : politique tarifaire UniCamp).

Pour renseigner ce montant :

  • utilisez votre éditeur PDF habituel

  • ou modifiez directement le fichier dans Firefox :

    1. Sélectionnez l'outil Texte

    2. Cliquez à droite de "Prix :" et renseignez le montant total

    3. Téléchargez le fichier



3. Vous confirmez le devis

Une fois le devis accepté par l’organisme :

  1. Cliquez sur Confirmer le devis


  2. Renseignez le montant final sur la plateforme et cliquez sur Confirmer le devis


    La commande passe alors à l’étape suivante.


4. Convention et validation selon le mode de paiement

Les étapes suivantes varient légèrement selon le type de commande choisi par l’organisme.

Bon de commande

Bon de commande (BDC)

  1. Confirmez la réception du BDC

    • Cliquez sur Confirmer la réception du bon de commande


    • Renseignez la Référence du bon de commande (obligatoire)


  2. Invitez l'organisme à signer la convention en cliquant sur Envoyer la convention pour signature


    Une fois le clic effectué, attendez que le statut passe à En attente de signature


Le signataire désigné par l'organisme reçoit une notification ainsi qu’un courriel du prestataire de signature électronique.

Une fois la convention signée, la commande est finalisée et les coupons sont générés.


Virement bancaire direct

Virement bancaire direct

  1. Cliquez sur Envoyer la convention pour signature


    Une fois le clic effectué, attendez que le statut passe à En attente de signature


  2. Une fois la convention signée et le virement reçu, cliquez sur Confirmer la réception du virement bancaire


La commande est alors finalisée et les coupons sont générés.


Carte bancaire

Carte bancaire

  1. Cliquez sur Envoyer la convention à la signature


    Une fois le clic effectué, attendez que le statut passe à En attente de signature


     
    L’organisme signe la convention, la commande passe alors à En attente


    L'organisme règle la commande en ligne depuis son tableau de bord (vue Mes commandes groupées) :


Dès que le paiement est validé, la commande est automatiquement finalisée et les coupons sont générés.



5. Génération des coupons

Les coupons sont générés automatiquement lorsque ces 2 conditions sont remplies :

  1. La convention est signée par l’organisme

  2. Le paiement est validé (ou le BDC confirmé)


La liste des codes à usage unique est transmise par courriel à la personne ayant effectué la commande ainsi qu’au contact de suivi administratif de l’organisme.


L’organisme peut les transmettre à ses participants. Ce guide est à leur disposition pour les accompagner dans leur inscription : S’inscrire à une formation avec un coupon (financée par votre organisme) - Support FUN

Aucune action supplémentaire n’est requise de votre part à cette étape.


6. Contresignature par l’établissement

Après finalisation de la commande :

  • La convention doit être contresignée par l’établissement

  • Seuls les signataires (rôle propriétaire) peuvent effectuer cette action


Cette étape est administrative et n’empêche pas les inscriptions.

La personne signataire de l'organisme sera notifiée par un courriel du prestataire de signature électronique et pourra télécharger la convention. Le même message sera transmis au signataire de votre établissement.


La procédure de contresignature est identique à celle utilisée pour les contrats de formation  : Suivre et contresigner les contrats de vos formations


7. Suivi des inscriptions

Les participants (agents ou salariés de l'organisme) utilisent leur code à usage unique (coupon) pour s’inscrire en autonomie dans votre formation.

Vous pouvez suivre les inscriptions :

  • depuis vos tableaux de bord statistiques (Potsie)

  • en consultant les inscrits dans votre tableau de bord d'administration, en sélectionnant la formation puis la section Apprenants


Une adaptation des tableaux UniCamp est en cours et une vue dédiée pourra être développée ultérieurement.


Rôles et permissions

Si vous ne pouvez pas réaliser certaines actions (confirmation, envoi de convention, contresignature), vérifiez que vous disposez du rôle approprié.

Petit rappel des rôles attribuables par FUN :

  • les personnes avec un rôle membre voient les demandes mais ne peuvent déclencher aucune étape

  • Les gestionnaires (rôle administrateur) peuvent gérer toutes les étape pour assurer le suivi administratif, à l'exception de la signature

  • Les signataires (rôle propriétaire) peuvent réaliser toutes les étapes dont la contresignature finale

En cas de besoin, rapprochez-vous de votre contact FUN pour la mise à jour de vos droits.